多くの方は結婚情報誌やインターネットを利用して、どこの結婚式場に見学に行くのか検討するのではないでしょうか。情報誌やウエディングサイトの会場説明の欄には、おおよその金額や収容人数などが記載されていますから判断基準にもなります。一生に一度の披露宴、なるべく広い会場で開放感たっぷりなパーティにしたいですよね。
ところが、情報誌やサイトに記載されている「収容人数○○名」、この○○名ってほとんどが「がんばったらこれだけ入るよ」という最大人数なことが多いのです。そのため、結婚式当日になってみると会場の広さに対して人数が多すぎて、開放感どころか狭い印象になってしまった…というカップルも。
今回はそんなトラブルを避けるために、どんなことに注意していけばいいのかを元ウエディングプランナーがお話しします。
（文：YUMIKO）
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1.結婚情報誌やHPの「収容人数○○名」、どこまで信じていいの？
結婚情報誌やウエディングサイトには、挙式スタイルや見積もり例など様々なデータが記載されていますが、そのうちの収容人数は「最大収容人数」です。もちろん記載してある人数は会場側が設定しています。だからこそ余裕のある人数設定ではなく、テーブル数に合わせたギリギリ入る人数を記載していることがほとんど！会場によっては入らなくはないけれど、ゲストにゆったり座っていただくにはどうだろう？と思われる数字を記載している場合もあります。
いくら写真などで会場自体の雰囲気が気に入っても、招待したいと思っているゲストの人数が収容できないのでは意味がありませんよね。だからこそ、記載してある情報を目安にしつつ、気になる会場はきちんと会場見学に行き、テーブルが置かれた時の状態を確認することが大切なのです。
また、ここに記載されている人数には新郎新婦も入っています。例えば「最大98名」と記載がある場合、ゲスト96名+新郎新婦2名となることがほとんどになるので、気に入った会場が人数ピッタリ！という場合は注意してください。
出典: クラシカ表参道
2.会場見学に行く前にしておくことはある？
会場見学では招待人数にあわせた会場を見学させてくれます。だからこそ招待するゲストについては、会場見学の前にきちんとふたりで話しあっておくことがとっても大切！話しあっておくとスムーズに見学できることは次の2点です。
①招待客の最小と最大の人数
②いくつくらいのグループわけができるか
①招待客の最小と最大の人数
まずは招待客の最小と最大の人数を話し合いましょう。招待するゲストを考えるときに、ほとんどのカップルが悩むのが「どこまでの人を招待するか」というところです。とくに親族をどこまで呼ぶのかは親御さんの希望もはいってくることがあるので要注意です。
多くのカップルは会場見学の際にふたりで考えている招待人数を会場側に伝えますが、いざ会場決定後に親御さんを交えて話をしていると、招待する親族が増えるということが多々あります。ですから、親御さんに事前に確認出来る場合は会場見学前に確認しておくことがオススメです。確認は難しいかな、という場合は最大で呼ぶことになる人数を把握した上で、会場見学に行きましょう。
会場見学の際には少なくても○○名、最大では○○名という希望人数でウエディングプランナーに伝えます。それによって提案される会場も変わってくることがあるので、最少と最大を伝えられるように、ふたりで話しあっておきましょう。
②いくつくらいのグループわけができるか
ゲストをいくつくらいのグループに分けることができるか、これも事前に考えておくことをオススメします。各会場によって１つのテーブルに座ることのできる最大の人数は異なるので、自分たちの招待したい人をおおまかにグループ分けしておくことで、必要になりそうなテーブル数の目安をつけることができるからです。
会場自体に人数は入るけど１人だけ違うテーブルに座ってもらわないといけない・・･なんてことになるのはいやですよね。実際にそのようにせざるをえなかった、という場合もあるのでグループ分けは結構大切ですよ。
出典: アルカンシエル南青山
3.会場見学時にチェックするべき４つのポイント
会場見学の際に注意して確認すべきことは次の４つのポイントです。
①最大テーブル数と、１テーブルの最大人数
②テーブルの配置と、会場自体のレイアウト
③招待人数が何名以上で使えるか
④演出で使用したいスペース
①最大テーブル数と、１テーブルの最大人数
まずは先ほどもお話したように、「最小で○○人、最大で○○人の招待になりそう」と伝えておくと、いくつかの披露宴会場がある場合はその人数に合わせて見学させてくれます。その際にチェックしたいのは、会場に配置できる最大のテーブル数。
例えば同じ98名の会場でも8名がけのテーブルが12卓の会場もあれば、10名がけのテーブルが4卓＋8名がけのテーブルを７卓使用するのが最大、という場合もあります。ここで「ゲストのグループ分け」が大切になってきます。
出典: アルカンシエル南青山
②テーブルの配置と、会場自体のレイアウト
テーブルの配置も確認していきましょう。会場の形によって配置は様々です。無理にテーブルを配置して最大の収容人数を上げている会場もあるので、最大のテーブル数を使用した場合の配置を確認しておくことも必要です。その際、会場のレイアウトによってはここにはゲストを座らせたくないな、と思う場合もあります。
とくに要注意なのが、柱の配置です。テーブルは入るけど、柱があってこの席の人はふたりのことが全く見えない、という場合もあります。またレストランなど店舗によっては、会場自体の形が変形しているので見えづらい席があることも。
柱だけではなく、演出で使用するプロジェクターとスクリーンの位置も確認しておくことがオススメです。テーブルを配置するとスクリーンの目の前にきてしまうという会場もあるので要注意です。
出典: THINGS Aoyama Organic Garden. dth
③招待人数が何名以上で使えるか
ここまでは、その会場に最大人数を招待する場合のチェックでしたが、逆に「何名以上の招待人数なら使用可能か」ということも確認が必要です。
各会場では「この披露宴会場は基本的に何名以上のパーティで使用する」といった目安が設定されています。そのため、申し込んだ時の人数から大幅に減ってしまった場合、会場側から披露宴会場の変更を提案されることがあります。せっかく気に入った会場に決定したのに、人数が減ってしまったせいで使用できなくなってしまったら残念ですよね。そんなことを防ぐためにも、最小で利用可能な人数を知っておくことは大切です。
④演出で使用したいスペース
その他にも演出で使用したいスペースを確保できるか、というのもポイントになってきます。例えばデザートブッフェやキャンディブッフェのように、ブッフェ台をおく必要がある演出をしたい方は、スペースが確保できる広さがあるのか確認を。
演出に関しては内容の打合せを進めていくうちに、あれもやりたいし、これもやりたいかも・・・と希望が増えていくもの。でも、会場見学の段階で希望しているものがあれば、遠慮せずにきちんと伝えておきましょう。とくに最近は、ダンスなどのスペースが必要になるパフォーマンスをする場合もあるので、友人に余興を頼もうと考えているカップルはその点も踏まえて会場の広さを見学しておきましょう。
4.まとめ
いかがでしたか？招待人数は招待状を投函し、返信はがきが返ってきてみないときちんとした人数は決定できません。だからこそ様々な人数の可能性を想定しながら、検討していくことが必要になります。会場決定後の配席まで考えて会場の見学をするカップルは少ないですが、実際、打合わせが進むにつれて「テーブルの配置がギュウギュウ！」「希望通りに配席するのができなくて悩んでしまう」「こんなはずじゃなかったのに・・・」という声も多いんです。そうならないためにも、前述の４つのポイントを踏まえて見学してみてくださいね。
もしも自分たちだけでイメージするのが難しいかも、という場合は結婚式場相談カウンターを利用するのもオススメです。「収容人数内だけど、この会場はちょっと狭いかも。なぜなら…」とか、「この演出をしたいならもう少し余裕がある会場のほうがいい」など、客観的な目線でアドバイスしてもらえるから、より効率的に会場見学ができますよ。
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